Personuppgifter
REGISTERBESKRIVNING FÖR MEDLEMSREGISTRET
Information enligt artikel 13 i GDPR
1. Föreningens namn och kontaktuppgifter
Svenska Klubben i Helsingfors r.f. (nedan ”föreningen”)
Mauritzgatan 6, 00170 Helsingfors
www.klubben.fi
Registrator: Patrik Lerche
Registrators e-postadress: patrik.lerche@tresmeder.fi
Registrators telefonnummer: 040 041 8879
2. Medlemsregistrets ändamål och den lagliga grunden
Medlemsregistrets ändamål är att möjliggöra och dokumentera föreningens verksamhet och organisation samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.
Den rättsliga grunden för medlemsregistret är artikel 6.1.c (rättsliga förpliktelser) och artikel 9.2.d (behandling av särskilda kategorier av personuppgifter). Beträffande nationell lagstiftning finns stadganden i föreningslagen och bokföringslagen.
Föreningen kan publicera utdrag ur medlemsregistret som innehåller medlemmarnas namn, titel, födelse- och inskrivningsår samt uppgift om eventuellt medlemskap i Svenska Klubbens Bjälklag. Sådant utdrag kan i tryckt eller elektronisk form tillställas medlemmarna.
3. Mottagare av personuppgifterna
Personuppgifterna hanteras av föreningens styrelse, medlemssekreterare, kassör och bokförare. Uppgifterna är även tillgängliga för anställda vid det eller de företag som sköter föreningen bokföring, medlemsregister och utskick av information till medlemmarna. Uppgifterna i medlemsregistret överlämnas inte i övrigt utanför organisationen.
4. Lagringsperioden
Uppgifterna lagras så länge som medlemskapet fortgår och raderas därefter. Namn, titel, födelse- och inskrivningsår på förutvarande medlemmar lagras elektroniskt och i tryckt form utanför det egentliga medlemsregistret.
5. Rättigheter
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att begära tillgång till och rättelse av sina uppgifter. Så länge medlemskapet fortgår är det inte möjligt att begära radering av sina uppgifter eller att begränsa eller invända mot behandlingen. Rätten till dataportabilitet är med stöd av artikel 20.1.a och 20.1.b inte möjlig att utöva.
6. Klagomål
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att inge klagomål till Dataskyddsmyndigheten.
7. Skyldighet att tillhandahålla uppgifter
Föreningslagen förutsätter att föreningen upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar. Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att vara medlem i föreningen.
KLUBBENS POLICY GÄLLANDE FOTOGRAFERING VID KLUBBTILLFÄLLEN
I samband med Klubbens verksamhet tas det ibland fotografier och videon av programmet och av personerna som deltar.
De här fotografierna publiceras i huvudsak på den avdelning av Klubbens hemsidor som är öppna bara för medlemmarna och vilka är skyddade med lösenord.
Det kan också förekomma att bilder publiceras på den allmänt tillgängliga delen av hemsidorna, i tryckt material eller på Klubbens facebook-grupp.
Syftet med att ta fotografier eller videon är att informera medlemmarna och potentiella nya medlemmar om Klubbens verksamhet och om hur välbesökta olika tillställningar har varit.
Klubbens styrelse har bedömt att Klubbens intresse att informera om sin verksamhet och medlemmarnas intresse att bli informerade om verksamheten väger tyngre än de avbildade personernas intresse för skydd av sina personuppgifter. Då man gjort denna avvägning har man tagit i beaktande 1) att största delen av bilderna publiceras endast på den del av hemsidorna som är skyddad av lösenord, och 2) att då bilderna för det mesta publiceras enbart elektroniskt, är det också lätt att ta bort eller redigera en bild om någon som är på bilden önskar det.
Personer som finns på bilderna eller videorna har rätt att få bilden eller videon antingen borttagen eller redigerad så att man inte känner igen personen. Om man vill utnyttja denna rättighet skall man kontakta Klubbens registrator Patrik Lerche eller den person som uppehåller Klubbens hemsidor. Man kan också meddela den person som tar fotografier eller videon vid det ifrågavarande tillfället att man inte vill synas på fotografierna eller videorna. Gällande fotografier eller videon på Klubbens facebook-grupp kan man kontakta någon av de personer som står som administratörer för gruppen eller den som lagt upp ifrågavarande inlägg.